Офисная печать остаётся одной из скрытых статей расходов в большинстве компаний: оборудование, тонеры, бумага, обслуживание, списание устаревших устройств и затраты на простой — всё это накапливается и съедает значительную долю ИТ-бюджета. Многие руководители недооценивают совокупную стоимость владения печатным парком и замечают проблему только после внезапного роста расходов или при подготовке годового бюджета.

Аутсорсинг офисной печати: как снизить расходы компании

Аутсорсинг офисной печати (Managed Print Services, MPS) предлагает системный подход: не просто поставку картриджей или ремонт МФУ, а передачу управления всем процессом внешнему провайдеру с прозрачной оплатой и отчётностью. Ниже — подробный разбор, как именно аутсорсинг позволяет снизить затраты, что входит в сервис и как оценивать эффект внедрения.

Как формируются расходы на офисную печать

Расходы на печать складываются из множества статей, которые часто не видны в ежедневной работе. К основным факторам относятся:

  1. Прямые издержки: покупка принтеров и МФУ, расходные материалы (тонеры, барабаны, бумага), услуги по ремонту и техобслуживанию.
  2. Косвенные издержки: простой сотрудников из-за поломок, время на поиск и замену картриджей, административные расходы на закупки и складирование расходников.
  3. Непредвиденные траты: закупки «вне тарифа», экстренные заправки, штрафы за несоблюдение договоров с поставщиками, списание оборудования.

Многие компании держат в парке более устройств, чем требуется, из-за отсутствия системы мониторинга и учёта. Это приводит к перекрытию функционала и увеличению общей стоимости владения (TCO). Оценить TCO можно лишь при учёте всех перечисленных факторов; без этого любые решения по оптимизации будут фрагментарными и малоэффективными.

Как аутсорсинг снижает расходы

Аутсорсинг превращает хаотичные и разрозненные операции в управляемую услугу с понятной моделью оплаты. Основные механизмы экономии:

  • Консолидация парка. Провайдер проводит аудит и предлагает оптимальную конфигурацию устройств: часть старых принтеров заменяется на более экономичные модели, уменьшается количество единиц техники за счёт централизованных МФУ.
  • Оплата по факту. Модель «платёж за страницу» стимулирует экономию и делает расходы прогнозируемыми: вы платите за реально отпечатанные страницы, а не за имеющуюся технику.
  • Централизованный мониторинг. Системы удалённого контроля предупреждают о низком уровне тонера или возможной неисправности, что сокращает незапланированные ремонты и простои.
  • Снижение затрат на закупки и логистику. Провайдер берёт на себя закупку, складирование и доставку расходников, что уменьшает административные расходы компании.
  • Оптимизация обслуживания. Профилактические работы и SLA сокращают число аварийных вызовов и экономят средства на ремонтах.

Эффект достигается за счёт комплексного подхода: не одной конкретной меры, а комбинации аудита, модернизации и гибкой тарифной модели.

Этапы внедрения аутсорсинга (практический план)

Внедрение должно быть пошаговым и контролируемым. Типичная последовательность действий выглядит так:

  • Аудит текущего парка и анализ использования: сбор статистики по количеству печати, загрузке устройств, расходу материалов.
  • Проектирование целевого решения: подбор оптимального состава техники, разработка тарифной модели и SLA.
  • Интеграция и настройка систем мониторинга: установка ПО для учёта и удалённого контроля, настройка отчётности.
  • Переходный период и обучение: отработка логистики поставок, инструктаж сотрудников по новым правилам печати.
  • Передача в сопровождение и регулярный контроль: ежемесячные отчёты, корректировки по потреблению, техническая поддержка.

Практический список ключевых задач при внедрении:

  • проведение подробного аудита парка и потребления;
  • выбор модели оплаты и утверждение SLA;
  • настройка мониторинга и отчётных форм;
  • отработка логистики поставок и замены расходников.

Чёткая реализация каждого шага минимизирует риски и ускоряет окупаемость проекта.

KPI и контроль эффективности

Чтобы понимать, работает ли аутсорсинг, необходимо задать measurable KPI и регулярно их отслеживать. Рекомендуемые метрики:

  1. Стоимость печати за страницу (RUB/стр.). Основной финансовый индикатор.
  2. Общее количество страниц в месяц по парку (бумажный трафик).
  3. Процент цветной печати (влияет на себестоимость).
  4. Время реакции по SLA и среднее время простоя техники.
  5. Количество аварийных вызовов и плановых профилактик.

Отчётность должна быть прозрачной: ежемесячные выписки по трафику, сравнительный анализ до и после внедрения, расчёт экономии и прогноз на ближайшие периоды. Хороший провайдер предоставляет дашборд с доступом для заказчика — это снимает необходимость внутренних аудитов и увеличивает доверие.

Практические рекомендации для руководителя

При выборе услуги ориентируйтесь не только на цену аутсорсинга печати, но и на следующие факторы:

  • Наличие опыта и кейсов из вашей отрасли.
  • Прозрачность отчётности и готовность предоставить демо-доступ к статистике.
  • Условия SLA: время реакции, гарантийные обязательства, условия замены оборудования.
  • Возможность масштабирования сервиса при росте компании.

Скорректировать внутренние процессы также полезно: ввести правила печати, стимулировать электронный документооборот там, где это возможно, и назначить ответственных за контроль расходов.

Заключение

Аутсорсинг офисной печати — это не просто перенос забот на внешнего подрядчика, а способ превратить скрытые и непредсказуемые затраты в управляемую статью бюджета. При грамотной реализации компания получает предсказуемость расходов, снижение TCO и улучшение операционной устойчивости. Внедрение MPS требует системного подхода: аудит, проектирование, настройка учёта и контроль по KPI. Инвестиции в качественную услугу окупаются за счёт уменьшения простоя, сокращения расходников и оптимизации парка — результат, который легко измерить в первых месяцах работы.